Johtajuutta ei voi ulkoistaa tekoälylle
Melina Näätänen
Tekoäly voi vapauttaa johtajan aikaa. Samalla se pakottaa kysymään, mihin aika on kulunut ja mitä sillä pitäisi saada aikaan. Johtajuutta ei voi ulkoistaa, mutta johtajan tehtävälistaa pitää uskaltaa muuttaa. Nyt jos koskaan tarvitaan hyvää johtamista.
Helsingin Sanomien 18.9. julkaisemassa artikkelissa toimittaja Veera Paananen kertoo Humppilasta, jossa hallintojohtajan ja teknisen johtajan virat on lakkautettu ja tehtäviä hoidetaan uudella työnjaolla tekoälyä hyödyntäen. Kunnanjohtaja Minna Ylikännö kertoo hoitavansa hallintojohtajan tehtävät ilman, että hänen työmääränsä on merkittävästi kasvanut.
Johtajan titteli ei kerro työn sisältöä
Uutinen herättää kysymyksen, joka jokaisen johtoryhmän pitäisi ottaa vakavasti. Jos merkittävä osa johtajan tehtävistä voidaan hoitaa tekoälyn avulla, mitä olemme tehtävässä pitäneet johtamisena? Ja mitä tärkeää johtamistyötä on kenties jäänyt tekemättä, kun aika on kulunut hallinnolliseen työhön?
Yhden lehtijutun perusteella ei voi arvioida yksittäisten ihmisten johtamistyötä. Viran poistuminen ei tarkoita, että johtamisen tarve olisi poistunut. On katsottava, mihin tehtävät ja vastuut siirtyvät ja riittävätkö niiden hoitamiseen aika ja osaaminen.
Johtaja tekee näkyväksi, mitä tavoitellaan ja mistä luovutaan. Hänen pitää sovittaa tavoitteet voimavaroihin, ratkaista ristiriitoja ja varmistaa, että ihmiset pystyvät onnistumaan työssään. Hänen on myös puututtava siihen, mikä ei toimi. Tekoäly voi tukea tätä työtä, mutta vastuu suunnasta, valinnoista ja niiden seurauksista kuuluu ihmisille.
Siksi tekoälyn käyttöönotto on mitä suurimmassa määrin johtamisen hanke. Johdon on ymmärrettävä, mitä organisaatiossa tehdään, miksi sitä tehdään ja miten työ liittyy tavoitteisiin. Jos tämä ymmärrys puuttuu, yksittäisten työvaiheiden nopeuttaminen voi jättää varsinaiset ongelmat ennalleen.
Turhaa työtä ei kannata automatisoida
Tarkastelu kannattaa aloittaa arkisista asioista. Mihin päätökseen kuukausiraporttia käytetään? Miksi sama tieto kootaan useaan paikkaan? Mitä hyväksymiskierros varmistaa? Jos toimintatavan ainoa perustelu on, että näin on aina tehty, sen tarpeellisuus pitää selvittää ennen automatisointia. Lakisääteiset velvoitteet ja perustellut laadunvarmistukset on tietenkin tunnistettava samalla.
Osa työstä kannattaa lopettaa kokonaan. Tarpeellista työtä voidaan yksinkertaistaa ja vastuita selkiyttää. Sen jälkeen voidaan ratkaista, missä tekoäly auttaa, missä tavallinen automaatio riittää ja mikä kannattaa hankkia kumppanilta. Tehtäviä voi delegoida ja palveluja ostaa, mutta johdolla pitää säilyä kyky määritellä tavoiteltu tulos ja arvioida työnlaatua.
Esimerkiksi raportin ensimmäisen luonnoksen tuottaminen voi nopeutua huomattavasti. Jos raportti ei auta ketään päättämään tai toimimaan, sen nopeampi tuottaminen ei kuitenkaan paranna johtamista. Vielä vähemmän hyötyä syntyy siitä, että säästyneellä ajalla ryhdytään tekemään lisää samanlaisia raportteja.
Huono prosessi voi tuottaa huonoa jälkeä nopeammin
Tässä on tekoälyinnostuksen olennainen riski. Jos tavoitteet ovat epäselviä, lähtötiedot ristiriitaisia ja toimintatavat huonoja, tekoäly voi tuottaa huonoa jälkeä entistä nopeammin. Sujuva kieli ja viimeistelty esitys voivat lisäksi peittää sen, ettei asian perusteluja ole ajateltu loppuun.
Ennen työn automatisointia on siksi tiedettävä, mistä oikea tieto tulee, kuka vastaa prosessista ja millainen lopputulos hyväksytään. On myös sovittava, milloin tarvitaan ihmisen harkintaa. Huolellista valmistelua ei pidä vähätellä paperinpyörittelyksi: jo siinä vaiheessa tehdään valintoja siitä, mitkä vaihtoehdot esitetään ja kenen näkökulma otetaan huomioon.
Koko organisaation ei silti tarvitse olla täydellisessä kunnossa ennen aloittamista. Rajattuja kokeiluja pitää käynnistää ripeästi, ja tekoälyä voi käyttää myös työnkulkujen kuvaamisen ja parantamisen apuna. Kokeilulla pitää olla selvä tarkoitus, vastuuhenkilö ja tapa arvioida tulosta. Hyötyä arvioitaessa on otettava huomioon myös tarkistamiseen ja korjaamiseen kuluva aika.
Organisaation arvo ei synny tuotettujen asiakirjojen määrästä. Siksi myös onnistumista pitää arvioida työn lopputuloksista. Helpottuiko asiakkaan tai kuntalaisen asiointi? Vähenivätkö virheet ja viiveet? Pystyvätkö työntekijät käyttämään enemmän aikaa siihen, missä heidän osaamisensa tuottaa eniten hyötyä?
Sama arviointi koskee johtoa itseään. Johtamisvastuun korostaminen velvoittaa tarkastelemaan myös johtamisen rakenteita. Roolien ja johtamistasojen tarve on voitava perustella. Jos rakennetta kevennetään, on samalla varmistettava, että ihmiset saavat tarvitsemansa tuen ja päätökset syntyvät ajoissa. Yhdelle ihmiselle kasautuva vastuu voi tehdä organisaatiosta haavoittuvan, vaikka hallinto näyttäisi kevyeltä.
Samat kysymykset koskevat myös Kauniaista
Kauniaisten valtuutettuna haluan nostaa nämä kysymykset keskusteluun myös omassa kaupungissani. Missä tekoäly voisi vapauttaa aikaa palveluihin ja henkilöstön johtamiseen? Mitä toimintatapoja meidän olisi ensin syytä selkeyttää? Miten seuraamme, että uudistukset vievät kaupungin strategiaa eteenpäin ja parantavat kuntalaisten arkea? Tätä keskustelua on käytävä johdon, henkilöstön ja luottamushenkilöiden kesken. Yhteinen käsitys johtamisesta ja selkeä johtamisjärjestelmä auttavat tekemään myös tekoälystä hyödyllisen osan kaupungin toimintaa. Siksi pidän johtamisjärjestelmää koskevan valtuustoaloitteeni edistämistä nyt entistä kiireellisempänä.
Muutoksessa tarvitaan myös rehellisyyttä. Työn uudistaminen voi muuttaa tehtäviä ja vähentää joidenkin roolien tarvetta. Johtamisen laatu näkyy siinäkin, miten muutoksista puhutaan, miten henkilöstö osallistuu oman työnsä kehittämiseen ja miten uuden osaamisen rakentamisesta huolehditaan. Luottamuksesta on pidettävä kiinni myös silloin, kun päätökset ovat vaikeita.
Vapautuvalle ajalle pitää antaa tarkoitus
Ajattelen, että strategian pitää näkyä arjen tekemisessä. Johdon on päätettävä, mitä hyötyä tekoälyllä tavoitellaan ja mihin vapautuva työaika käytetään. Muuten kiire voi täyttyä uudelleen ilman, että mikään olennainen paranee.
Seuraavassa johtoryhmän kokouksessa voisi aloittaa omasta työstä: mihin aikamme kului viime kuussa, mitä se sai aikaan ja mikä tärkeä asia jäi johtamatta? Vastauksista löytyy perusteltuja paikkoja tekoälyn hyödyntämiselle. Samalla tulee näkyväksi työ, johon johtajien pitäisi nyt keskittyä.
Kun paperityö vähenee, johtamisen pitäisi näkyä entistä selvemmin siinä, että muut pystyvät onnistumaan.
Lähde: Veera Paananen, Helsingin Sanomat,18.9. Kunnanjohtaja antoi johtajien työt tekoälylle – Herätkää, hän sanoo muille. Tilaaja juttu.
Kirjoittaja on Rokmindin perustaja ja toimitusjohtaja, johdon neuvonantaja ja Kauniaisten kaupunginvaltuutettu.
