En uppgift blir klar snabbare. Det kan ge lättnad, men nästa uppgift kan också genast fylla luckan. Mängden arbete ökar medan brådskan består.
Därför intresserar mig en fråga som inte alltid följer effektivitetsdiskussionen: vad ska den sparade tiden göra möjligt?
Ett konkret syfte för lättnaden
Föreställ dig en arbetsdag där ett nytt arbetssätt sparar en halvtimme. Tiden kan gå till viktig förberedelse, en lugn lunch eller oväntade ärenden. Alla är möjliga, men de är olika val.
Om syftet inte nämns kan den gamla vanan att fylla tiden avgöra saken. Då syns nyttan av ett nytt verktyg eller en process bara som mer arbete.
Det betyder inte att mer arbete är fel. Det viktiga är att veta om det var målet eller om något annat eftersträvades.
Gemensamma förväntningar spelar roll
All tid styrs inte av individen. Mål, ansvar och andras behov påverkar. Därför behövs också samtal om vad det enklare arbetet ska leda till och vem som får nyttan.
Jag tänker att smidighet kan bedömas genom vardagens kvalitet vid sidan av resultatet. Uppstår utrymme att koncentrera sig, lyssna och göra något viktigt omsorgsfullt?
Ett gott arbetssätt kan göra mer än påskynda nästa uppgift. Det kan ge större ro åt den som pågår.
